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Procedimiento de ejercicio de derechos LOPD

El interesado tiene una serie de derechos que puede ejercitar y que deben ser debidamente atendidos por el responsable de los ficheros. En virtud de lo dispuesto en el artículo 15 y siguientes de la LOPD y en los términos que indica su Reglamento de desarrollo aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, en cualquier momento el titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, dirigiéndose por escrito a HERMENEUS WORLD, S.L. (en adelante, “HERMENEUS”), c/ Ogoño, nº 1 (2ª planta, Oficina 6), Getxo (Bizkaia), o bien enviando correo electrónico a la siguiente dirección: lopd@hermeneus.es, adjuntando fotocopia de su DNI.

El ejercicio de estos derechos puede ser realizado por el propio interesado o a través de un representante, y deberá llevarse a cabo mediante solicitud dirigida al responsable del fichero, que contendrá:

  • Nombre, apellidos del interesado y fotocopia del DNI del interesado y/o, en su caso, de la persona que lo represente, así como el documento acreditativo de tal representación. La fotocopia del DNI podrá ser sustituida siempre que se acredite la identidad por cualquier otro medio válido en derecho, como, por ejemplo, mediante firma electrónica reconocida.
  • Petición en que se concreta la solicitud.
  • Domicilio a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso.
  • El interesado deberá utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

Las solicitudes serán recibidas por Eduardo Elorriaga (EE), de HERMENEUS quien se encargará de tramitar, de conformidad con lo establecido en el presente procedimiento, todas las solicitudes de ejercicio de derechos que HERMENEUS reciba en su condición de responsable de ficheros.

Los derechos serán denegados cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del afectado y no se acreditase que la misma actúa en representación de aquél.

HERMENEUS deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros.

Derecho de acceso

Es el derecho del interesado a solicitar al responsable información sobre los datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de los mismos y las cesiones o comunicaciones realizadas o que se prevean realizar.

Este derecho se puede ejercitar mediante uno o varios de los siguientes sistemas de consulta del fichero:

  • Visualización en pantalla.
  • Escrito, copia o fotocopia remitida por correo, certificado o no.
  • Telecopia.
  • Correo electrónico u otros sistemas de comunicaciones electrónicas.

No obstante, los sistemas de consulta indicados podrán restringirse en función de la configuración o implantación material del fichero o de la naturaleza del tratamiento.

En el supuesto de que cualquier empleado reciba por cualquier medio una solicitud, deberá ponerlo en conocimiento de EE de manera inmediata, quien deberá comprobar que la solicitud del interesado ha sido realizada correctamente, es decir, debe contener las menciones citadas anteriormente. En caso contrario, deberá solicitar la subsanación para contestar adecuadamente la solicitud.

La información que se proporcione al interesado deberá ser clara y precisa.

En el supuesto de que a través del teléfono o medios telemáticos se reciba una solicitud, habrá que indicar al interesado que remita una carta a la atención de EE, concretando la información que precisa, su domicilio a efectos de notificación, su firma y fotocopia de un documento acreditativo (DNI o pasaporte), o se persone directamente en la sede de la Sociedad, con la solicitud y un documento acreditativo.

EE deberá contestar la petición en el plazo máximo de un (1) mes a contar desde la recepción de la solicitud.

La información que debe proporcionarse comprenderá los datos de base del afectado y los resultantes de cualquier elaboración o proceso de los mismos, así como el origen de los datos, las comunicaciones realizadas o que se prevean realizar y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos.

En el caso de que los datos provengan de fuentes diversas, deberán especificarse las mismas identificando la información que proviene de cada una de ellas.

La solicitud deberá contestarse con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros, debiendo utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción (correo certificado con acuse de recibo). Es preciso tener en consideración el artículo 29.1 del Reglamento, según el cual:

“El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, el interesado podrá interponer la reclamación prevista en el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.”

Sólo podrá denegarse el acceso cuando la solicitud sea llevada a cabo por persona distinta del afectado, sin perjuicio de lo comentado en relación con los representantes legales o voluntarios del afectado debidamente acreditados.

El servicio que se proporcione al interesado al proporcionarle la información solicitada será gratuito.

EE recibirá una copia de la solicitud del interesado y remitirá la contestación dada al mismo al Departamento responsable del fichero para su información y archivo.

HERMENEUS podrá denegar el acceso a los datos de carácter personal cuando el derecho ya se haya ejercitado en los doce (12) meses anteriores a la solicitud, salvo que se acredite un interés legítimo al efecto.

Podrá también denegarse el acceso en los supuestos en que así lo prevea una Ley o una norma de derecho comunitario de aplicación directa o cuando éstas impidan al responsable del tratamiento revelar a los afectados el tratamiento de los datos a los que se refiera el acceso.

En todo caso, HERMENEUS deberá justificar su denegación e informar al afectado de su derecho a recabar la tutela de la Agencia Española de Protección de Datos conforme a lo dispuesto en el artículo 18 de la LOPD.

Derecho de rectificación y cancelación

El interesado tiene la facultad de instar al responsable del fichero a cumplir con la obligación de mantener la exactitud de los datos, rectificando o cancelando los datos de carácter personal cuando resulten incompletos o inexactos, o bien sean inadecuados o excesivos, en su caso, o cuyo tratamiento no se ajuste a la Ley.

No obstante, los datos de carácter personal deberán ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre HERMENEUS y el interesado.

En el supuesto de que cualquier empleado de HERMENEUS reciba una solicitud deberá ponerlo en conocimiento de EE de manera inmediata.

EE deberá comprobar que la solicitud del interesado ha sido realizada correctamente, es decir, debe contener el domicilio, la fecha y firma del solicitante.

  • En el supuesto de que se ejercite el derecho de rectificación, indicar el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse, y acompañarse de la documentación justificativa de la rectificación solicitada, salvo que la misma dependa exclusivamente del consentimiento del interesado, y:
  • En el supuesto de que se ejercite el derecho de cancelación, deberá indicar si revoca el consentimiento otorgado, en los casos en que la revocación proceda, o si, por el contrario, se trata de un dato erróneo o inexacto, en cuyo caso deberá acompañar la documentación justificativa.
  • En el supuesto de que a través del teléfono o medios telemáticos se reciba una solicitud, habrá que indicar al interesado que remita una carta a la atención de EE, determinando la rectificación y/o cancelación que precisa, con su domicilio a efectos de notificación, su firma y fotocopia de un documento acreditativo de su identidad (DNI o pasaporte) o se persone directamente en la sede de la Sociedad, con la solicitud y un documento acreditativo de su identidad.

EE realizará la rectificación y/o cancelación del fichero dentro de los diez (10) días siguientes al de la recepción de la solicitud. Así mismo, deberá contestar la solicitud con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros, debiendo utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción (correo certificado con acuse de recibo).

Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido cedidos previamente, la persona encargada de centralizar las solicitudes de ejercicio de derechos, esto es, EE, deberá notificar la rectificación o cancelación efectuada al cesionario.

Si EE considera que no procede la cancelación y/o rectificación, se lo hará saber al interesado en el plazo de diez (10) días.

La cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas. Cumplido el citado plazo deberá procederse a la supresión.

Se pueden denegar estos derechos:

  • si existe un deber de conservación de los datos, en el plazo que se establezca en cada caso por la legislación aplicable,
  • cuando su cancelación pudiese causar perjuicio al afectado o a terceros,
  • cuando la solicitud sea llevada a cabo por persona distinta del afectado o
  • si la solicitud no es formalmente correcta.

El servicio que se proporcione al interesado será gratuito.

Derecho de oposición

En los casos en los que no sea necesario el consentimiento del afectado para el tratamiento de los datos de carácter personal y siempre que una ley no disponga lo contrario, éste podrá oponerse a su tratamiento cuando existan motivos fundados y legítimos relativos a una concreta situación personal, motivos estos que en el caso de tratarse de ficheros de publicidad y prospección comercial no serán necesarios y los afectados se podrán oponer previa petición y sin gastos al tratamiento de sus datos dándoseles de baja del tratamiento a su simple solicitud.

En el supuesto de que cualquier persona reciba una solicitud deberá ponerlo en conocimiento de EE de manera inmediata.

El responsable del fichero excluirá del tratamiento los datos relativos al afectado dentro de los diez (10) días siguientes al de la recepción de la solicitud.

EE deberá contestar la solicitud con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros, debiendo utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción (correo certificado con acuse de recibo).

Si los datos cuya oposición se solicita hubieran sido cedidos previamente, la persona encargada de centralizar las solicitudes de ejercicio de derechos deberá notificar la oposición efectuada al cesionario.

Si EE considera que no procede la oposición, se lo hará saber al interesado en el plazo de diez (10) días.

El servicio que se proporcione al interesado será gratuito.